اجراءات تلقي الخدمة الطبية

إجراءات تلقي الخدمة الطبية والصيدلانية

المستوى الأول:

ويقصدبه تقديم الخدمةعلى مستوى :

1. الطبيب العمومي أو طبيب الأسنان.
2. طبيب الأسرة.

والإجراءات هي :

1. يتوجه المؤمن له إلى مكتب ضابط الخدمة في أحد المؤسسات الصحية المقدمة لخدمة المستوى الأول في أحد مواقع تقديم الخدمة.
2. يستقبل ضابط الخدمة المؤمن له برحابة ويستلم منه البطاقة العلاجية.
3. يفحص ضابط الخدمة البطاقة العلاجية (والإيصال المالي في حالة البطاقات المرفق معها إيصال) ويتأكدمن هوية المؤمن له و حقه  في الاستفادة من البطاقة.
4. يستخرج ضابط الخدمة إستمارة تلقي الخدمة على النحو التالي:
5. في حالة الطبيب العمومي أو طبيب الأسنان إستمارة مستوى أول باللون الأسود و يسجل البيانات الخاصة به (إسم المؤسسة الصحية ، التاريخ ، إسم المؤمن له ، العمر ، رقم التأمين ، رقم التسجيل كما يقوم بتسجيل نوع الخدمة ( طبيب عمومي/ أسنان/خدمة “اشعة ،غيار….") في الإستمارة و السجل الإحصائي  بشكل واضح و يختم الإستمارة بالختم الخاص بالمؤسسة الصحية (عمومي) وختمه الشخصي أعلى الإستمارة.
6. في حالة طبيب الأسرة إستمارة مستوى ثاني باللون الأحمر و يسجل البيانات الخاصة به (إسم المؤسسة الصحية ، التاريخ ، إسم المؤمن له ، العمر ، رقم التأمين ، رقم التسجيل) كما يقوم بتسجيل طبيب أسرة في نوع التخصص بالإستمارة و في السجل الإحصائي  بشكل واضح و يختم الإستمارة بالختم الخاص بالمؤسسة الصحية (طبيب أسرة)  وختمه الشخصي أعلى الإستمارة.
7. في حالة مقابلة المؤمن له للطبيب :
8. خلال إسبوع من تاريخ أول زيارة (مثلا من السبت إلى السبت) وبغرض المتابعة تعتبر تلك المقابلة متابعة مجانية و تتبع نفس الإجراءات السابقة و يكتب ضابط الخدمة كلمة “متابعة"  في أعلى الاستمارة في الوسط.
9. لإحضار نتيجة فحص تعتبر تلك المقابلة مجانية و تتبع نفس الإجراءات السابقة و يكتب ضابط الخدمة كلمة “نتيجة"  في أعلى الاستمارة في الوسط.
10. يسلم ضابط الخدمة الإستمارة للمؤمن له ويحتفظ بالبطاقة ويوجهه إلى صالة الإنتظار لمقابلة الطبيب.
11. يقابل المؤمن له الطبيب الذي يرحب به و يكشف عليه خلال فترة كافية و يسجل في الإستمارة الآتي :
12. التاريخ المرضي.
13. أهم نتائج الكشف السريري.
14. الفحوصات المختبرية و التشخيصية التي يحتاجها المؤمن له ضمن قائمة الفحوصات الخاصة بالطبيب المعني.
15. التشخيص المبدئي(Provisional Diagnosis).
16. إسم الطبيب  ثلاثي و توقيعه.
17. 8.         يتوجه المؤمن له إلى مكان الفحص لأخذ العينات و إجراء الفحوصات المطلوبة ، و يسجل الفني أو إختصاصي المعمل النتائج بفورمة النتيجة و بالإستمارة ، و في حالة عدم وجود الفحص تتم كتابة ( لا يوجد أو NA) أمام الفحص،ويسلم المؤمن له نتيجة الفحص والإستمارة.
18. 9.         يعود المؤمن له مرة أخرى للطبيب الذي يكتب بالإستمارة التشخيص النهائي ،كما يكتب الطبيب العلاجات اللازمة في الإستمارة وفي الوصفة الطبية (مع كتابة التشخيص بصورة واضحة في المكان المخصص بالوصفة الطبية). أما في حال حضور المؤمن له للمتابعة الدورية للأمراض المزمنة تكتب العلاجات في الوصفة الطبية للشهر في دفتر الأمراض المزمنة حسب ضوابط الوصف الخاصة بالهيئة، ويكتب أي خدمة أخرى يحتاجها المؤمن له ضمن حزمة الخدمات الطبية التي يقدمها الطبيب المعني.
19. يعود المؤمن له إلى ضابط الخدمة بعد إكمال دورته العلاجية داخل المؤسسة الصحية ليختم له الوصفة الطبية (الأصل والصور)حسب ضوابط اعتماد الوصفة الطبية الخاصة بالهيئة ويقفلها، ويستلم منه الإستمارة ويقفلها ويقوم بالتعليق في الاستمارة  أمام الخدمات التي لم يتم إجراؤها أو غير متوفرة بالمؤسسة بأنه لم يتم إجراؤها، ويختمها بختمه الشخصي أسفل الإستمارة ويسلم البطاقة للمؤمن له ويوجهه لصرف الوصفة العلاجية.
20. في حالة تشخيص طبيب الأسرة خلال المقابلة لأحد الأمراض المزمنة تتبع إجراءات إستخراج دفتر الأمراض المزمنة.
21. في حالة طلب الطبيب لفحوصات أو خدمات أخرى غير موجودة في المؤسسة الصحية يتم كتابة ذلك في إستمارة تحويل خارجي – زرقاء اللون بواسطة الطبيب مع كتابة التشخيص والجهة المحول إليه او إسم الطبيب وتوقيعه، ويقوم ضابط الخدمة بإخطار إدارة التأمين بالمحلية المعنية بعدم توفر الخدمة (إذا كانت الخدمة متعاقد عليها بالمؤسسة الصحية المعنية)  والتأكد من وجودها في الجهة المحول إليها المؤمن له ويختم إستمارة التحويل الخارجي بختم المؤسسة الصحية وختمه الشخصي. أعلى الإستمارة وفي المركز المحول له يتم إعتماد الإستمارة بختم المؤسسة الصحية والختم الخاص بضابط الخدمة أسفل الإستمارة كدليل على تقديم الخدمة.
22. إذا إستدعت حالة المؤمن له مقابلة الإختصاصي (التحويل للمستوى الثاني) حسب ضوابط الإحالة الخاصة بالهيئة يستخرج الطبيب له إستمارة تحويل خارجي – زرقاء اللون ويسجل الطبيب فيها الآتي:

إسم المؤسسة الصحية المحولة، تاريخ التحويل، إسم المؤمن له، العمر،التشخيص المبدئي، ملخص لحالة المؤمن له (التاريخ المرضي ونتائج الكشف الطبي والفحوصات التي أجريت له ونتائجها)، نوع التخصص،إسم الطبيب المحوِّل ثلاثي وتوقيعه.

1. يعود المؤمن له إلى ضابط الخدمة الذي يستكمل البيانات الناقصة ويكتب إسم المؤسسة الصحية المحول إليها، ويختم له إستمارة التحويل الخارجي، ويستلم منه إستمارة المستوى الأول ويقفلها ويسلمه البطاقة وإستمارة التحويل بعد التحقق من وجود الخدمة في الجهة المحوَّل إليها المؤمن له وتسجيل بيانات التحويل في السجل الإحصائي. وتكون فترة صلاحية إستمارة التحويل الخارجي شهر من تاريخ إستخراجها.
2. يتوجه المؤمن له إلى صيدلية المؤسسة الصحية لصرف الوصفة الطبية حيث يقوم الصيدلي أومساعد الصيدلي بصرف الوصفة الطبية حسب ضوابط الصرف الخاصة بالهيئة ويدفع المؤمن له25%  من قيمة الوصفة الطبية لأصناف قائمة الأدوية الأساسية لهيئة التأمين الصحي– ولايةالخرطوم أو 50 % من قيمة الوصفة الطبية لأصناف قائمة المساهمات.
3. إذا لم تتوفر بعض الأدوية في صيدلية المؤسسة الصحية يعلق الصيدلي في الوصفة الطبية الأصل فقط بكتابة لايوجد أو NA) ) أمام الدواء غير الموجود وتختم صورة الوصفة الطبية في حالة عدم توفر بعض الأدوية من الصيدلية دلالة على عدم توفر الدواء، وبعد ختم الوصفة الطبية يتوجه المؤمن له إلى أقرب صيدلية شعبية أو مركزية لصرف الدواء، وفي حالة عدم توفره في صيدلية غير صيدلية المؤسسة الصحية تُختم الوصفة الطبية بكل صيدلية وبعد ذلك يحق له وحسب ضوابط الاسترداد شراء الدواء من أي صيدلية خاصة أخرى ويقدم الوصفة الطبية والبطاقة العلاجية مرفقاً معها فاتورة نهائية مكتوبة بخط واضح ومختومة بختم الضرائب للإسترداد حسب أسعار قائمة إسترداد أدوية هيئة التأمين الصحي – ولاية الخرطوم،أو يحق للمؤمن له إحضار فاتورة مبدئية من صيدلية خاصة أخرى غير متعاقدة مع الهيئة مرفقاً معها الوصفة الطبية والبطاقة العلاجية وذلك حسب ضوابط الاسترداد الخاصة بالهيئة، وتسدد الهيئة مساهمتها –حسب أسعار قائمة إسترداد الأدوية بالهيئة- بشيك لصالح الصيدلية، وفي حالة عدم شراءالدواء يرد الشيك للهيئة. ولايشمل هذا الإجراء الأدوية خارج قائمة أدوية هيئة التأمين الصحي – ولايةالخرطوم.

المستوى الثاني :

ويقصد به تقديم الخدمة بواسطة الطبيب الإختصاصي، وإجراءاته هي:

1. يتوجه المؤمن له إلى مكتب ضابط الخدمة في المؤسسة الصحيةالمقدمة لخدمة المستوى الثاني والمكتوبة في إستمارة التحويل.
2. يستقبل ضابط الخدمة المؤمن له برحابة ويستلم منه البطاقة العلاجية وإستمارة التحويل أو البطاقة العلاجية فقط في حالة الإستثناءات المعتمدة من إدارة الخدمات الطبية.

في حال عدم توفر الخدمة في المؤسسة يقوم ضابط الخدمة بتعديل إسم الجهة المحول إليها وكتابة إسم الجهة التي تتوفر بها الخدمة المطلوبة بعد التأكد من توفرها بها ، ويختم عليها بختم المؤسسة.

• يفحص ضابط الخدمة البطاقة العلاجية واستمارة التحويل (في حالة الحالات المحولة) ويتأكد من هوية المؤمن له وحقه في الإستفادة من البطاقة ويتحقق من صحة إجراءات الإحالة والجهة المحول إليها المكتوبة في الإستمارة.
• يستخرج ضابط الخدمة إستمارة تلقي الخدمة مستوى ثاني حمراء اللون ويسجل البيانات الخاصة به في الإستمارة والسجل الإحصائي بشكل واضح ويختم الإستمارة بختم المؤسسةالصحية (أخصائي) وختمه الشخصي أعلى الإستمارة.
• يسلم ضابط الخدمة الإستمارة للمؤمن له مرفقاً معها إستمارة التحويل (إن وُجدت) ويحتفظ بالبطاقة ويوجهه إلى صالة الإنتظار لمقابلة الطبيب الإختصاصي.
• في حالة مقابلة المؤمن له لنفس الإختصاصي :
•                        i.             خلال إسبوع من تاريخ أول زيارة (مثلا من السبت إلى السبت) وبغرض المتابعة تعتبر تلك المقابلة متابعة مجانية و تتبع نفس الإجراءات السابقة و يكتب ضابط الخدمة كلمة “متابعة" في أعلى الإستمارة في الوسط.
• لإحضار نتيجة فحص تعتبر تلك المقابلة مجانية و تتبع نفس الإجراءات السابقة و يكتب ضابط الخدمة كلمة “نتيجة" في أعلى الإستمارة في الوسط.
• يقابل المؤمن له الطبيب الإختصاصي الذي يرحب به ويقرأ ملخص الحالة المرضية المكتوبة في إستمارة التحويل(إن وُجدت) ويكشف عليه خلال فترة كافية ويسجل في الإستمارة الآتي:
• التاريخ المرضي.
• نتائج الكشف السريري.
• الفحوصات المختبرية والتشخيصية التي يحتاجها المؤمن له ضمن حزمة الخدمات الطبية الخاصة بالهيئة.
• التشخيص المبدئي (Provisional Diagnosis).
• إسم الطبيب ثلاثي وتوقيعه.
• إسم الوحدة المعالجة في حالة العيادات المحولة.
• يتوجه المؤمن له إلى مكان الفحص لأخذ العينات وإجراء الفحوصات المطلوبة.
• في مكان الفحص يسجل الفني أو إختصاصي المعمل النتائج بفورمة النتيجة وبالإستمارة وفي حالة عدم وجودالفحص تتم كتابة (لايوجد أو NA) أمام الفحص. ثم يسلم المؤمن له فورم النتيجة والإستمارة.
• يعود المؤمن له مرة أخرى للطبيب الذي يكتب بالإستمارة التشخيص النهائي وأي خدمة أخرى يحتاجها المؤمن له ضمن حزمة الخدمات الطبية الخاصة بالهيئة،كما يكتب الطبيب الأدوية اللازمة في الوصفة الطبية (مع كتابة التشخيص بصورة واضحة في المكان المخصص بالوصفة الطبية) وفي الإستمارة حسب ضوابط الوصف الخاصة بالهيئة.
• يعود المؤمن له إلى ضابط الخدمة بعد إكمال دورته العلاجية داخل المؤسسة الصحية ليختم له الوصفة الطبية (الأصل والصور) حسب ضوابط إعتماد الوصفة الطبية الخاصة بالهيئة ويقفلها، ويستلم منه إستمارة المستوى الثاني ويقفلها ويقوم بالتعليق في الاستمارة أمام الخدمات التي لم يتم إجراؤها أو غير متوفرة بالمؤسسة بأنه لم يتم إجراؤها  ،ويختمها بختمه الشخصي أسفل الإستمارة ويسلم البطاقة للمؤمن له ويوجهه لصرف الوصفة العلاجية.
• في حالة تشخيص الإختصاصي خلال المقابلة لأحد الأمراض المزمنة تتبع إجراءات إستخراج دفترالأمراض المزمنة.
• في حالة طلب الإختصاصي لفحوصات أو خدمات أخرى غير موجودة في المؤسسة الصحية يتبع الإجراء (12) من إجراءات المستوى الأول.
• في حالة التحويل لإختصاصي آخر يتم كتابة ذلك في إستمارة تحويل خارجي – زرقاء اللون بواسطة الطبيب مع كتابة بيانات التحوي المطلوبة في الإجراء (13) من إجراءات المستوى الأول.
• في حالة الحالات الطارئة أو أثناء العطلات الرسمية يحق للمؤمن له وحسب ضوابط الإسترداد إجراء الخدمة في المؤسسات الصحية المتوفرة فيها ويقدم فاتورة نهائية مختومة بختم الضرائب مرفقاً معها تقرير طبي في حالة الحالات الطارئة مكتوب بخط واضح والبطاقة العلاجية لإسترداد مبلغ تلك الخدمةحسب أسعار قائمة الإسترداد الخاصة بالهيئة.
• في حالة عدم وجود الخدمة في مؤسستين صحيتين غير المؤسسة الصحية المحولة يحق للمؤمن له وحسب ضوابط الإسترداد إجراء الخدمة في المؤسسات الصحية الأخرى المتوفرة فيها وغير متعاقدة مع الهيئة ويقدم الإستمارة المطلوب فيها الخدمة والتي يوجد بها ختم وتعليق المؤسسات الصحية الثلاثة بعدم توفر تلك الخدمة بها (إذا كانت ضمن الخدمات المتعاقد عليها مع هذه المؤسسات) مرفقاً معها فاتورة نهائية مكتوبة بخط واضح ومختومة بختم الضرائب والبطاقة العلاجية لإسترداد مبلغ تلك الخدمة حسب أسعار قائمة الإسترداد الخاصة بالهيئة، أو يحق للمؤمن له إحضار فاتورة مبدئية من مؤسسة صحية أخرى غير متعاقدة مع الهيئة مرفقاً معها الإستمارة والبطاقة العلاجية وذلك حسب ضوابط الإسترداد الخاصة بالهيئة، وتسدد الهيئة مبلغ تلك الخدمة – حسب أسعار قائمة الإسترداد الخاصة بالهيئة – بشيك لصالح المؤسسة الصحية، وفي حالة عدم إجراء الخدمة يرد الشيك للهيئة، ويستثنى من ذلك الخدمات المستثناة من حزمة هيئة التأمين الصحي – ولايةالخرطوم.
• في حالة كتابة الإختصاصي لأحد الفحوصات التشخيصية الآتية:

رنين مغنطيسي MRI ،أشعة مقطعية CT فإن ذلك يتطلب ملء إستمارة طلب الفحص (REQUEST FORM) والتى تحتوى على الاتى:

(بيانات المريض , Clinical Remarks , Provisional Clinical Diagnosis ,  Examination Requested, إسم الإختصاصى وتوقيعه ورقم هاتفه , بيانات المؤسسة الصحية).

1. في حالة طلب الإختصاصى لأحد الخدمات الطبية المذكورة فى17أو الخدمات الآتية :

العلاج الطبيعي (physiotherapy), سماعات الأذن (Hearing Aids) العلاج بالأشعة فوق البنفسجية، بعض عمليات العيون (يتم تحديدها بالتعليق عليها في العقد أو بخطاب من إدارة الخدمات)، عمليات تفتيت الحصاويESWL،عمليات وقساطر القلب ، منظار الأنف والأذن والحنجرة (FESS) ، بعض العمليات الجراحية التي يتم تحديدها بالتعليق عليها في العقد أو بخطاب من إدارة الخدمات الطبية فإنه يقوم ضابط الخدمة بتوجيه المؤمن له لأقرب إدارة تأمين بالمحلية لاستخراج خطاب التحويل وتُتبع إجراءات إستخراج خطاب التحويل.

1. إذا استدعت حالة المؤمن له التنويم أو إجراء عملية جراحية يقوم الإختصاصي بالتحويل إلى المستوى الثالث بملء إستمارة تحويل خارجي – زرقاء اللون ويكتب فيها طلب التنويم أو العملية إضافةً إلى جميع بيانات التحويل المطلوبة في الإجراء (13) من إجراءات المستوى الأول.
2. يعود المؤمن له إلى ضابط الخدمة الذي يتبع نفس الإجراء (14) من إجراءات المستوى الأول.
3. يتوجه المؤمن له إلى صيدلية المؤسسة الصحية لصرف الوصفة الطبية و تتبع نفس إجراءات صرف الدواء كما هو مذكور في الإجراء(15) و الإجراء (16) من إجراءات المستوى الأول.

إجراء إستخراج وتجديد دفترالأمراض المزمنة:

         في حالة تشخيص الطبيب (الإختصاصي / طبيب الأسرة) خلال المقابلة لأحد الأمراض المزمنة يتبع الإجراءات التالية :

1. يكتب الطبيب طلب إستخراج دفتر أمراض مزمنة في إستمارة مستوى ثاني حمراء اللون ويكتب أدوية المرض المزمن فقط بالإستمارة  و الوصفة الطبية حسب ضوابط الوصف الخاصة بالهيئة.
2. يعود المؤمن له لضابط الخدمة الذي يستكمل البيانات الناقصة ويقوم بختم الإستمارة والوصفة الطبية ويسلم المؤمن له الوصفة الطبية والإستمارة والبطاقةالعلاجية ويوجهه إلى إدارة التأمين الصحي بالمحلية المسكن عليها في البطاقة العلاجية لإستخراج الدفتر.
3. يتوجه المؤمن له إلى إدارة التأمين الصحي بالمحلية ويقابل موظف الخدمات الصحية الذي يرحب به ويستلم منه البطاقة العلاجية والإستمارة والروشتة الأصل للتأكد من أن جميع الأدوية المكتوبة بالوصفة ضمن أدوية الأمراض المزمنة الموجودة في قائمة الأدوية الأساسية والمساهمات لهيئة التأمين الصحي–  ولاية الخرطوم ويوجه المؤمن له لمقابلة الموظف المسئول عن إستخراج الدفاتر.
4. يقابل المؤمن له الموظف المسئول عن إستخراج الدفاتر الذي يدخل بيانات المؤمن له في جهاز الحاسوب للبحث والتأكد من عدم وجود دفتر آخر ساري للمؤمن له ويثقب البطاقة في الجزء الأعلى الأيمن منها.
5. يستخرج الموظف المسئول الدفتر الجديد للمؤمن له بموجب الطلب المكتوب على الإستمارة و الوصفة  أوالدفتر القديم (إن وجد) ويسجل البيانات الخاصة للمؤمن له  في صفحة الغلاف الخارجي للدفتر إسم المؤمن له، رقم التأمين، رقم التسجيل، التشخيص، تاريخ إستخراج الدفتر، إسم المؤسسة الصحية المقدمة لخدمة المستوى الثاني المحوّل منه المؤمن له ،  و يدخل تلك البيانات و الرقم المتسلسل للدفتر في جهاز الحاسوب للحفظ ، ويعتمده بختم دفتر الأمراض المزمنة بالمحلية وتوقيعه.
6. يعود  المؤمن له لموظف الخدمات الصحية لإعتماد الوصفة الطبية وكشط وصفة الشهر المعني بالدفتر ويسلم المؤمن له الوصفة المعتمدة والبطاقة العلاجية والدفتر ويرشده إلى الصيدلية.
7. في حالة تجديد دفتر الأمراض المزمنة يقوم الموظف المسؤول بتثبيت نسخة من الوصفة الطبية (الخاصة بالأخصائي من الدفتر القديم) بالدفتر الجديد.
8. يتوجه المؤمن له للصيدلية  لصرف الوصفة الطبية المعتمدة لجرعة الشهر و تتبع نفس إجراءات صرف الدواء (إجراء 15 و إجراء 16 ) من إجراءات المستوى الأول.
9. يقابل المؤمن له الطبيب الإختصاصي مرة أخرى خلال فترة لا تزيد عن شهر من تاريخ إستخراج الدفتر  (المستخرج لأول مرة ) و ذلك لكتابة أدوية الأمراض المزمنة في الصفحة الأخيرة من الدفتر الخاصة بالإختصاصي حسب ضوابط الوصف.
10. تتم المتابعة الشهرية بواسطة الطبيب العمومي الذي يكتب جرعة العلاجات الشهرية في وصفة الشهر المحدد في الدفتر حسب ضوابط الوصف و يقفل الوصفة الطبية.
11. إذا إستدعت حالة المؤمن له ذو المرض المزمن أثناء زيارته للطبيب العمومي للمتابعة الشهرية تعديل الجرعة يحول الطبيب المؤمن له إلى الإختصاصي(المستوى الثاني)حسب ضوابط الإحالة المذكورة في الإجراء (13) من إجراءات المستوى الأول.
12. يكتب الطبيب الإختصاصي الجرعة الجديدة في الصفحة الأخيرة من الدفتر مع كتابة تاريخ التعديل ، كما يكتب الجرعة الشهرية في وصفة الشهر المرادف لتاريخ التعديل فقط ويتم إعتماد التعديل من قبل ضابط الخدمة.
13. عند إنتهاء صلاحية الدفتر يسلم المريض الدفتر لإدارة التأمين الصحي بالمحلية المسكن عليها و يتبع نفس الإجراءات أعلاه.

إجراء إستخراج خطاب التحويل من إدارات التأمين الصحي بالمحليات :

1. فى حالة طلب الأشعة المقطعية و الرنين المغنطيسى تتم كتابتها فى إستمارة طلب الفحص للأشعة المقطعية والرنين المغنطيسي (REQUEST FORM)بواسطة الإختصاصى كما ورد ذكره فى البند(16) من إجراءات المستوى الثانى.
2. فى حالة الخدمات الأخرى تتم كتابة الخدمة الطبية في إستمارةتحويلخارجي – زرقاءاللونبواسطة الإختصاصى مع كتابة التشخيص وإسم الطبيب ثلاثى وتوقيعه.
3. يعود المؤمن له إلى ضابط الخدمة الذي يختم الإستمارة و يوجه المؤمن له إلى إدارة التأمين الصحي  بالمحلية الأقرب لإستخراج خطاب التحويل.
4. يتوجه المؤمن له أو من ينوب عنه إلى مكتب الخدمات الصحية بإدارة التأمين بالمحلية و معه الإستمارة أو طلب فحص الأشعة المقطعية والرنين المغنطيسي و يقابل الموظف المسؤول.
5. يستقبل الموظف المسؤول المؤمن له و يرحب به و يستلم البطاقة العلاجية و يفحصها  و إستمارة طلب الخدمة و يتأكد من وجود التقرير الطبي في حالة الخدمات التي تحتاج إرفاق تقرير و يحدد الجهة التي سيحول إليها المؤمن له لعمل الخدمة بعد التحقق من وجودها في تلك الجهة.
6. يُدخل الموظف رقم التأمين ، رقم التسجيل ، الجهة المحول منها ، الجهة المحول إليها ، التشخيص ،الخدمة الطبية المطلوبة، ورقم هاتف المؤمن له فى برنامج الخدمة الطبية  في جهاز الحاسوب ويستخرج خطاب التحويل.
7. يعتمد الموظف الخطاب بختم الخدمات الطبية بالمحلية ويكتب إسمه و توقيعه ويسلم المؤمن له الخطاب و إستمارة طلب الخدمة والبطاقة العلاجية ويوجهه إلى الجهة المحول إليها.
8. فترة صلاحية الخطاب المعتمد وإستمارة تلقى الخدمة هي شهرين من تاريخ الإستخراج ، وفي حال مرور أكثر من شهرين لايحق للمؤمن له تلقي الخدمة إلا بعد التصديق من إدارة التأمين الصحي بالمحليات.

إجراء الخدمات المطلوبة من جهات غير متعاقدة مع الهيئة :

1. في حالة الخدمات التي تم طلبها من جهة غير متعاقدة مع الهيئة (مثل الخدمات المعملية والتشخيصية وغيرها من الخدمات ضمن حزمة التأمين الصحي) يتم توجيه المؤمن لهبعد التأكد من الآتي :
2. هويةالمؤمن له و حقه في الإستفادة من البطاقة.
3. إحضار كرت متابعة به شرح للحالة أو تقرير طبي للحالة.
4. طلب خدمة معتمد (به ترويسة الجهة الطالبة وختم الإختصاصي أو ختم الجهة في حالة المستشفيات).
5. يتوجه المؤمن له أو من ينوب عنه إلى مكتب الخدمات لأقرب إدارة تأمين صحي بالمحلية ويتبع نفس إجراء إستخراج خطاب التحويل من إدارات التأمين الصحي بالمحليات من البند (4).
6. يتم إرفاق طلب الخدمة المعتمد مع خطاب التحويل.

إجراء الفحوصات المتعلقة بالخدمات التشخيصية:

1. عند حضور المؤمن له للمؤسسة الصحية لإجراء خدمة تشخيصية وتقرر له عمل فحوصات تحضيرية تختص بتلك الخدمة قبل إجرائها ، عندها يتوجه المؤمن له لمكتب ضابط الخدمة في المؤسسة الصحية المقدمة للخدمة.
2. يستخرج ضابط الخدمة استمارة تلقي الخدمة على النحو التالي :

A)  في حالة وجود الفحوصات التحضيرية بنفس المؤسسة:

1. يستخرج ضابط الخدمة استمارة مستوى ثاني حمراء اللون ويسجل البيانات الخاصة به في الإستمارة والسجل الإحصائي بشكل واضح ويختم الاستمارة بختم المؤسسة الصحية وختمه الشخصي أعلى الاستمارة ، مع كتابة فحوصات فقط مكان التخصص.
2. يسلم ضابط الخدمة الاستمارة للمؤمن له ويحتفظ بالبطاقة ويوجهه إلى الطبيب أو الفني الذي يقوم بإجراء الخدمة التشخيصية أو الموظف الموظف المسؤول عن التحضير للخدمة بنفس المؤسسة  والذي يقوم بدوره بكاتبه الفحوصات التحضيرية المطلوبة في الاستمارة.
3. يتوجه المؤمن له إلى مكان الفحص لأخذ العينات و إجراء الفحوصات التحضيرية المطلوبة ، ويسجل الفني أو إختصاصي المعمل النتائج بفورمة النتيجة وبالاستمارة ، وفي حالة عدم وجود الفحص تتم كتابة ( لا يوجد أو NA  ) أمام الفحص ، ويسلم المؤمن له نتيجة الفحص و الاستمارة.
4. يعود المؤمن له مرة أخرى للطبيب أو الفني الذي يقوم بإجراء الخدمة التشخيصية.

B)   في حالة عدم وجود الفحوصات التحضيرية بنفس المؤسسة:

1. يستخرج ضابط الخدمة استمارة تحويل خارجي زرقاء اللون ويسجل البيانات الخاصة به في الاستمارة والسجل الإحصائي بشكل واضح ويختم الاستمارة بختم المؤسسة الصحية ( أخصائي ) وختمه الشخصي أعلى الاستمارة.
2. يسلم ضابط الخدمة الاستمارة للمؤمن له ويحتفظ بالبطاقة ويوجهه إلى الطبيب أو الفني الذي يقوم بإجراء الخدمة التشخيصية أو الموظف المسؤول عن التحضير  للخدمة بنفس المؤسسة  والذي يقوم بدوره بكاتبه الفحوصات التحضيرية المطلوبة في الاستمارة.
3. يعود المؤمن له إلى ضابط الخدمة الذي يستكمل البيانات الناقصة ويختم له إستمارة التحويل الخارجي ويقفلها ويسلمه البطاقة و استمارة التحويل بعد التحقق من وجود الخدمة في الجهة المحوَّل إليها المؤمن له وتسجيل بيانات التحويل في السجل الإحصائي ، وتكون فترة صلاحية استمارة التحويل الخارجي شهر من تاريخ استخراجها.
4. يعود المؤمن له مرة أخرى للطبيب أو الفني الذي يقوم بإجراء الخدمة التشخيصية.

إجراء المتابعة مع الإختصاصي:

1. إذا استدعت حالة المؤمن له المتابعة يطلب الإختصاصي من المؤمن له أثناء مقابلته في أول زيارة الحضور لمقابلته في زيارة أخرى بغرض المتابعة أو لإحضار نتيجة الفحص ويستخرج الإختصاصي له كرت متابعة ويكتب به ملخص لحالة المؤمن له وتاريخ المقابلة القادمة.
2. يحضر المؤمن له في مواعيد المقابلة المكتوبة في كرت المتابعة إلى المؤسسة الصحية أو لإحضار نتيجة فحص للإختصاصي و يبرز الكرت أو النتيجة والبطاقة العلاجية لضابط الخدمة.
3. يستقبل ضابط الخدمة المؤمن له برحابة ويستلم منه البطاقة العلاجية والكرت.
4. يفحص ضابط الخدمة البطاقة ويتأكد من كرت المتابعة (في حال كانت المتابعة خلال أسبوع من تاريخ أول زيارة)  أو النتيجة ومن هوية المؤمن له و حقه في الإستفادة من البطاقة.
5. يتبع الإجراء(4) من إجراءات المستوى الثاني و يكتب ضابط الخدمة كلمة “متابعة"  أو “نتيجة" في أعلى الإستمارة.
6. يقابل المؤمن له الطبيب الإختصاصي الذي يقرأ ملخص الحالة المرضية المكتوبة في الكرت أو يطلع على نتيجة الفحص و تتبع باقي إجراءات المستوى الثاني.
7. تعتبر متابعة المؤمن له للإختصاصي متابعة مجانية في الحالات الآتية:
8. إذا كانت خلال إسبوع من تاريخ أول زيارة لنفس الإختصاصي (مثلا من السبت إلى السبت) ويكتب ضابط الخدمة “متابعة"  في أعلى الإستمارة.
9. عند إحضار المؤمن له لنتيجة الفحص الذي طلبه نفس الإختصاصي في الزيارة السابقة بغض النظر عن الفترةمن تاريخ الزيارة ويكتب ضابط الخدمة “نتيجة"  في أعلى الإستمارة.

المستوى الثالث :

   ويقصد به تلقي خدمة التنويم والعمليات الجراحية في المؤسسات الصحية (المستشفيات) وإجراءاته هي:

1. يتوجه المؤمن له إلى مكتب ضابط الخدمة في المؤسسة الصحية (المستشفى)المكتوبة في إستمارة التحويل.
2. يستقبل ضابط الخدمة المؤمن له برحابة ويستلم منه البطاقة العلاجية وإستمارة التحويل.
3. يفحص ضابط الخدمة البطاقة العلاجية وإستمارة التحويل ويتأكد من هوية المؤمن له وحقه في الإستفادة من البطاقة ويتحقق من صحة إجراءات الإحالة والجهة المحول إليها المكتوبة في الإستمارة.
4. يستخرج ضابط الخدمة إستمارة تلقي الخدمة للمستوى الثالث (خضراء اللون) ويسجل البيانات الخاصة به ( إسم المؤسسة الصحية ، التاريخ ، إسمالمؤمن له ، العمر ، رقم التأمين ، رقم التسجيل ، تاريخ الدخول ) في الإستمارة والسجل الإحصائي بشكل واضح ويختم الإستمارة بختم المستشفى (التنويم) والختم الخاص به.
5. في حالة الحالات الطارئة أو الحوادث يقابل المؤمن له الأطباء في الحوادث لإجراء الإسعافات الأولية، و إذا إستدعت حالة المؤمن له الإقامة أو التنويم أو إجراء فحوصات أو علاجات في الحوادث يقابل المؤمن له أو المرافق ضابط الخدمة في المستشفى ويسلمه البطاقة العلاجية و طلب الإقامة أو الفحص.
6. يستخرج ضابط الخدمة إستمارة تلقي الخدمة للمستوى الثاني – حمراء اللونويسجل البيانات الخاصة به في الإستمارة والسجل الإحصائي بشكل واضح ويكتب كلمة حوادث مكان التخصص ويختم الإستمارة بختم المستشفى (التنويم) والختم الخاص به أعلى الإستمارة،و يتم تلقي الخدمة بها خلال الـ 24 ساعة الأولى وعند تحويل المريض للإقامة الطويلة يتبع نفس الإجراء (4) من إجراءات المستوى الثالث.
7. يسلم ضابط الخدمة الإستمارة للمؤمن له أو المرافق مرفقاً معها إستمارة التحويل ويحتفظ بالبطاقة العلاجية ويسجل بيانات المؤمن له وتاريخ الدخول ورقم المؤمن له (نفس الرقم بالسجل الإحصائي) وإسم أو رقم العنبر في دفتر التنويم وفي إستمارة التنويم.
8. عند تحديد الإختصاصي لعملية لا تحتاج لإستخراج خطاب تحويل :
9. يتم إستخراج إستمارة تنويم ويكتب نوع العملية وتختم بختم المؤسسة الصحية (تنويم) والختم الخاص بضابط الخدمة أعلى الإستمارة ويحدد تاريخ العملية (لايتم كتابة تاريخ الدخول إلا عند دخول المريض للعنبر) ؛ يحتفظ المريض بالإستمارة لحين التاريخ المحدد.
10. في اليوم المحدد لإجراء العملية يقوم ضابط الخدمة بإعتماد الإستمارة بالختم الخاص بضابط الخدمة أسفل الإستمارة وختم التنويم ويسجل تاريخ الدخول.
11. يتم تسجيل كل إستمارات العمليات بدفتر التنويم.
12. في حالة ضياع إستمارة التنويم يتم إستخراج إستمارة بديلة بعد التأكد من أن بيانات المريض في دفتر تسجيل العمليات ويتم التعليق عليها بأنها بدل فاقد أعلى الإستمارة.
13. يتوجه المؤمن له إلى العنبر ويكتب الطبيب الإختصاصي أو الطبيب المناوب التشخيص المبدئي وجميع الخدمات التي يحتاجها المؤمن له من فحوصات مختبرية أو تشخيصية و عمليات و خلافه في المكان المخصص لها في الإستمارة مع كتابة تاريخ الطلب أمام الفحص ، كما يقوم بكتابة الجرعة الكافية من الأدوية لمدة لا تزيد عن24 ساعة في المكان المخصص لها في الإستمارة وفي الوصفة الطبية حسب ضوابط الوصف الخاصة بالهيئة.
14. يتم إجراء الفحوصات للمؤمن له ، و يسجل الفني أو إختصاصي المعمل النتيجة بفورمة النتيجة ، و في حالة عدم وجود الفحص تتم كتابة (لا يوجد أو  NA ) أمام الفحص.
15. يعود المرافق إلى ضابط إلخدمة الذي يستكمل البيانات الناقصة و يقفل الإستمارة بخط أفقي بعد كل حزمة فحوصات أو عملية أوعلاجات مع كتابة التاريخ بجانب كل حزمة ، و يختم الإستمارة بالختم الخاص به بجانب كل حزمة ، كما يختم الوصفة الطبية حسب ضوابط إعتماد الوصفة الطبية الخاصة بالهيئة و يقفلها ويقوم بالتعليق في الاستمارة أمام الخدمات التي لم يتم إجراؤها أو غير متوفرة بالمؤسسة بأنه لم يتم إجراؤها.
16. يتوجه المؤمن له للصيدلية  لصرف الوصفة الطبية و تتبع نفس إجراءات صرف الدواء (إجراء 15 و إجراء 16 ) من إجراءات المستوى الأول.
17. في حالة طلب الإختصاصي لفحوصات أو خدمات أخرى غير موجودة في المستشفى يتبع الإجراء (12) من إجراءات المستوى الأول ،ومن ثم يعود المؤمن له بعد إجراء الخدمة إلى المستشفى و يسلم ضابط الخدمة البطاقة العلاجية و يواصل تلقي الخدمة في المستشفى كما هو مقرر له.
18. في حالة عدم وجود الخدمة داخل المؤسسة الصحية المحول إليها تتبع نفس ضوابط و إجراءات الإسترداد المذكورة في الإجراء (16) من إجراءات المستوى الثاني.
19. في حالة إمتلاء جميع المساحات المخصصة للفحوصات و الأدوية في إستمارة المستوى الثالث يحضر المؤمن له الإستمارة إلى ضابط الخدمة الذي يستخرج بموجبها إستمارة جديدة ويسجل رقم الإستمارة القديمة بالإستمارة الجديدة مع إضافة رقم متسلسل للإستمارات للرقم الموجود مسبقاً(مثلا رقم الإستمارة بالسجل الإحصائي 85 يتم تدوينها بكل إستمارات التنويم الخاصة بالمريض المعني ويتم التسلسل كالاتي: 85-1 ، 85-2 ، 85-3…….الخ ) ويستلمها ، ومن ثم يتبع الإجراء (4) من إجراءات المستوى الثالث.
20. يتفقد ضابط الخدمة المؤمن له في العنبر أثناء فترة إقامته و يتأكد من هويته و تلقيه الخدمة الطبية الملائمة و المطلوبة.
21. بعد انتهاء فترة التنويم يسلم المؤمن له إذن الخروج و إستمارة التنويم لضابط الخدمةالذي يسجل تاريخ الخروج في دفتر التنويم وإستمارة التنويم  و يسلم المؤمن له بطاقته.
22. في حال تنويم المريض في العناية المكثفة أو حاضنة حديثي الولادة يتم التعليق من قبل ضابط الخدمة في الإستمارة بتاريخ الدخول والخروج من العناية أو الحاضنة ويعتمدها بالختم الخاص به.

إجراءات عمليات العيون :

1. عند تحديد الإختصاصي  لعملية تحتاج لإستخراج خطاب تحويل:
2. يتم إستخراج إستمارة تنويم ويكتب عليها نوع العملية ويتم ختمها بختم المؤسسة الصحية والختم الخاص بضابط الخدمة أعلى الاستمارة ويتم توجيه المريض لإدارة التأمين الصحي بالمحلية لإستخراج خطاب التحويل.
3. يتم استخراج خطاب التحويل ويعود المؤمن له إلي المستشفى لتحديد تاريخ العملية و يحتفظ المؤمن له بالاستمارة و الخطاب لحين التاريخ المحدد.
4. في اليوم المحدد لإجراء العملية يقوم ضابط الخدمة بإعتماد الإستمارة و الخطاب بالختم الخاص بضابط الخدمة ( أسفل الاستمارة) والتنويم.
5. عند تحديد الإختصاصي لعملية لا تحتاج لإستخراج خطاب تحويل :
6. يتم إستخراج إستمارة تنويم ويكتب نوع العملية وتختم بختم المؤسسة الصحية  والختم الخاص بضابط الخدمة أعلى الإستمارة و يحدد تاريخ العملية  ؛ يحتفظ المريض بالإستمارة لحين التاريخ المحدد.
7. في اليوم المحدد لإجراء العملية يقوم  ضابط الخدمة  بإعتماد الاستمارة بالختم الخاص به أسفل الإستمارة وختم التنويم.
8. في حال عدم توفر بعض الخدمات يقوم ضابط الخدمة بالتعليق في الاستمارة أمام الخدمات التي لم يتم إجراؤها أو غير متوفرة بالمؤسسة بأنه لم يتم إجراؤها.
9. يتم تسجيل كل إستمارات العمليات بدفتر التنويم.
10. في حالة ضياع إستمارة التنويم يتم إستخراج إستمارة بديلة بعد التأكد من أن بيانات المريض في دفتر تسجيل العمليات ويتم التعليق عليها بأنها بدل فاقد أعلى الإستمارة.

إجراءات المراكز التشخيصية :

1. يتوجه المؤمن له إلى مكتب ضابط الخدمة في المؤسسة الصحية المكتوبة في إستمارة التحويل من الإختصاصي.
2. يستقبل ضابط الخدمة المؤمن له برحابة و يستلم منه البطاقة العلاجية و إستمارة التحويل و خطاب التحويل من الإدارة في حالة الفحوصات التي تحتاج لخطاب تحويل.
3. يفحص ضابط الخدمة البطاقة العلاجية و إستمارة التحويل و الخطاب (في حالة الخدمات التي تحتاج لخطاب) و يتأكد من هوية المؤمن له و حقه في الإستفادة من البطاقة و يتحقق من الجهة المحول إليها المكتوبة في الإستمارة أو الخطاب و يسجل البيانات الخاصة به في السجل الإحصائي بشكل واضح.
4. يتأكد ضابط الخدمة من وجود الخدمة في الوقت الحالي ، و في حالة إمكانية تقديم الخدمة الآن للمؤمن له يختم ضابط الخدمة إستمارة التحويل  والخطاب (إن وجد ) بختم المؤسسة الصحية و يحتفظ بالبطاقة العلاجية و يسجل بيانات المؤمن له في السجل الإحصائي ويوجهه لمكان إجراء الفحص.
5. في حالة طلب الفحوصات أو الخدمات التشخيصية التي تقدم في شكل مساهمة يقوم ضابط الخدمة بتوجيه المؤمن له لمكتب التحصيل الخاص بالمؤسسة الصحية بعد توضيح قيمة المساهمة  المحددة.
6. يتوجه المؤمن له إلى مكان الفحص لإجرائه ، و يسجل الفني أو المختص النتائج بفورمة النتيجة و بالإستمارة. يستلم المؤمن له نتيجة الفحص و الإستمارة.
7. يعود المؤمن له إلى ضابط الخدمة الذي يقوم بإعتماد الإستمارة و خطاب التحويل (إن وجد )بالختم الخاص به و يكتب تاريخ عمل الفحص في إستمارة التحويل و في الخطاب ويسلم المؤمن له البطاقة العلاجية.
8. في حالة عدم إمكانية تقديم الخدمة الآن نسبة لوجود قائمة حجوزات أو تعطل الخدمة يسجل المؤمن له للحجز الأولي بموجب الإستمارة وفي الموعد المحدد لتقديم الخدمة يسلم المؤمن له ضابط الخدمة البطاقة العلاجية والإستمارة اوخطاب التحويل (إن وجد ).حيث يقوم ضابط الخدمة بإعتماد الإستمارة والخطاب بختم المؤسسة الصحية ويوجه المريض لتلقي الخدمة ، بعد إنتهاء تلقي الخدمة يعود المؤمن له لضابط الخدمة الذي يقوم بإعتماد الإستمارة والخطاب بختمه الخاص  كما يسلم المؤمن له بطاقته العلاجية.
9. في حالة توفر الخدمة المطلوبة بمؤسسة صحية أخرى غير مكتوبة بخطاب التحويل يقوم ضابط الخدمة بالمركز التشخيصي المعين بتعديل إسم الجهة المحول إليها في خطاب التحويل ويحدد الجهة الأخرى بعد التأكد من توفر الخدمة بها ومن ثم يقوم بإعتماد التعديل بختمه الخاص.
10. في حالة عدم وجود الخدمة في مؤسستين صحيتين غير المؤسسة الصحية المحولة تتبع نفس ضوابط  و إجراءات الإسترداد المذكورة في الإجراء (15)من إجراءات المستوى الثاني.
11. في حالة الفحوصات التي تستغرق أكثر من 24 ساعة لظهور نتيجة الفحص يسلم ضابط الخدمة المؤمن له بطاقته العلاجية بعد التأكد من عمل الفحوصات المطلوبة و يعود المؤمن له لاحقا لإستلام نتائج الفحوصات.

إستثناءات التحويل من المستوى الأول إلى المستوى الثاني:

1. متابعة الحوامل الشهرية.
2. الأمراض الجلدية.
3. المتابعة لعمليات كسور العظام.
4. متابعة مرضى الفشل الكلوي.
5. الأمراض النفسية والعصبية.
6. أمراض العيون.
7. أمراض السرطان بجميع أنواعها.
8. أمراض القلب والشرايين.
9. دفاتر الأمراض المزمنة الجديدة.
10. متابعة أمراض الروماتيزم.
11. متابعة أمراض الغدد الصماء.

المتابعة اذا تم تحديدها في الكرت.

ضوابط تلقي الخدمةالطبية

ضوابط عامة :

1. يسمح  لمدخل الخدمة (الطبيب العمومي وطبيب الأسرة) بالكشف على(42) مريض فقط كحد أقصى في الوردية الواحدة (ولاتشمل مرضى المتابعة ودفاتر الأمراض المزمنة).
2. يسمح للإختصاصي بالكشف على(35) مريض فقط كحد أقصى في الوردية الواحدة (ولاتشمل مرضى المتابعة ودفاتر الأمراض المزمنة).
3. تعتبر مقابلة المريض للطبيب العمومي أو طبيب الأسرة متابعة فقط وليست مقابلة جديدة وذلك إذا كانت خلال إسبوع من تاريخ اخر زيارة مثلا من السبت إلى السبت أو عند إحضار النتيجة بغض النظر عن تاريخ آخر الزيارة.
4. تعتبر مقابلة المريض لنفس الإختصاصي متابعة فقط وليست مقابلة جديدة وذلك إذا كانت خلال إسبوع من تاريخ آخر زيارة مثلا من السبت إلى السبت أو عند إحضار النتيجة بغض النظر عن تاريخ آخر الزيارة ( ولايسمح للمريض بمقابلة إختصاصي آخر خلال فترة الإسبوع أو عند إحضار النتيجة ).
5. عند عدم وجود أي فحص أو خدمة في المركز أو المستشفى تتم كتابة لا يوجد أو NA في المركز أو المستشفى أمام ذلك الفحص أو الخدمة و يقوم الطبيب بكتابته في إستمارة تحويل خارجي جديدة مع كتابة التشخيص النهائي و إسمه و توقيعه و يختم ضابط الخدمة الإستمارة حتى يتمكن المريض من إجراء الفحص في مركز آخر.
6. إذا لم تتوفر بعض الأدوية في صيدلية المركز يعلق الصيدلي في الروشتة الأصل بكتابة لا يوجد (NA)أمام الدواء غير الموجود و تختم الروشتة الصورة من الصيدلية دلالة على عدم توفر الدواء ، وبعد ختم الروشتة يتوجه المريض إلى أقرب صيدلية شعبية أو مركزية لصرف الدواء ، وفي حالة عدم توفره في صيدلية غير صيدلية المركز يختم له في الروشتة وبعد ذلك يحق له صرف الروشتة من أي صيدلية خاصة وإحضار الروشتة والفاتورة النهائية والبطاقة العلاجية لإسترداد ما يستحقه حسب سقف الأسعار المحدد في قائمة الأدوية الأساسية والمساهمات لهيئة التأمين الصحي – ولاية الخرطوم. أو يحق للمؤمن له إحضار فاتورة مبدئية من صيدلية خاصة أخرى غير متعاقدة مع الهيئة مرفقاً معها الوصفة الطبية و البطاقة العلاجية و ذلك حسب ضوابط الاسترداد الخاصة بالهيئة ، و تسدد الهيئة قيمتها حسب سقف أسعار قائمة الأدوية الأساسية والمساهمات للهيئةبشيك لصالح الصيدلية ، و في حالة عدم شراء الدواء يرد الشيك للهيئة.
7. في حالة عدم وجود الخدمة في مؤسستين صحيتين غير المؤسسة الصحية المحولة يحق للمؤمن له و حسب ضوابط الإسترداد إجراء الخدمة في المؤسسات الصحية الأخرى المتوفرة فيها وغير متعاقدة مع الهيئة و يقدم الإستمارة المطلوب فيها الخدمة و تعليق المؤسسات الصحية الثلاثة بعدم توفر تلك الخدمة بها مرفقاً معها فاتورة نهائية مكتوبة بخط واضح و مختومة بختم الضرائب والبطاقة العلاجية لإسترداد مبلغ تلك الخدمة حسب قائمة الإسترداد الخاصة بالهيئة ، أو يحق للمؤمن له إحضار فاتورة مبدئية من مؤسسة صحية أخرى غير متعاقدة مع الهيئة مرفقاً معها الإستمارة و البطاقة العلاجية و ذلك حسب ضوابط الإسترداد الخاصة بالهيئة  ، و تسدد الهيئة مبلغ تلك الخدمة حسب قائمة الإسترداد الخاصة بالهيئةبشيك لصالح المؤسسة الصحية، و في حالة عدم إجراء الخدمة يرد الشيك للهيئة ، و يستثنى من ذلك الخدمات المستثناة من حزمة هيئة التأمين الصحي – ولاية الخرطوم.
8. في حالة الحالات الطارئة أو أثناء العطلات الرسميةيحق للمؤمن له و حسب ضوابط الإسترداد إجراء الخدمة في المؤسسات الصحية الأخرى المتوفرة فيها وغير متعاقدة مع الهيئة ويقدم فاتورة نهائية مختومة بختم الضرائب ، مرفقا معها تقرير طبي في حالة الحالات الطارئةمكتوب بخط واضح والبطاقة العلاجية لإسترداد مبلغ تلك الخدمة حسب قائمة الإسترداد الخاصة بالهيئة.

ضوابط الطبيب العمومي:

1. الكشف الطبي للمريض خلال فتره لا تقل عن 10 دقائق.
2. الفحوصات التي يمكن كتابتها بواسطة الطبيب العمومي هي :

الفحوصات المعملية:

Routine
BFFM
U.G
S.G
Chemistry
RBS
FBS
2HPP
Uric Acid
Urea
Creatinine
Hematology
TWBCs
TWBCs & Differential
Hb
ESR
Serology & Microbiology
ICT Pregnancy test (Urine / Serum)
Widal Test for Salmonella
Widal Test for Brucella
ASO titer
CRP (Quantitative)

إضافة إلى الأشعة السينية الروتينية Routine X-ray.

• على الطبيب التقيد بكتابة الأدوية و العلاجات الواردة فقط في قائمة أدوية الطبيب العمومي من قائمة الأدوية الأساسية والمساهمات لهيئة التأمين الصحي بالإسم العلمي فقط.
• تتم متابعة مرضى الأمراض المزمنة بواسطة الطبيب العمومي الذي يقوم بكتابة العلاجات الشهرية في المكان المحدد لها في دفتر الأمراض المزمنة.
• إذا إستدعت حالة المريض مقابلة الإختصاصي(التحويل للمستوى الثاني)أوإستدعت تعديل جرعة العلاج للأمراض المزمنة تستخرج له إستمارة تحويل ( يجب ملء جميع البيانات الواردة بالإستمارة( ، فى حالة طلب الطبيب العمومي لبعض الفحوصات ترفق فورمة النتائج مع إستمارة التحويل.
• لايسمح للطبيب العمومي بتعديل جرعات أدوية الأمراض المزمنة أو الكتابة في الصفحة المخصصة للإختصاصي بدفتر الأمراض المزمنة.

ضوابط طبيب الأسرة:

1. الكشف الطبي للمريض خلال فتره لا تقل عن 10 دقائق.
2. الفحوصات التي يمكن كتابتها بواسطة طبيب الأسرة هي :

الفحوصات المعملية:

Hematology
Complete Blood Count (CBC)
TWBCs
TWBCs & Differential
Hb
ESR
Chemistry
FBS
RBS
2HPP
Hb A1c
Cholestrol
Triglyceride
LDL
HDL
Blood Urea
Serum creatinine
Serum sodium
Serum potassium
Serum Calcium
Serum Phosphorous
Seum Uric Acid
Serum Magnesium
Bilirubin Total
Bilirubin Direct
Total Protien
Albumin
AST (GOT)
ALT (GPT)
Alkaline Phosphatase(ALP)
Routine
U.G
S.G
BFFM
Hormones
TSH
T4
T3
Serology & Microbiology
ICT For HIV 1,2
ICT For H.Pylori
ICT HCV
ICT for HBs Ag
RPR
ICT Pregnancy test (Urine / Serum)
ASO Titre
CRP(Quantitative)
Widal Test for Salmonella( Tube method)
Widal Test for Brucella ( Tube method)
Rheumatoid factor (RF)
HBs Ag  Quantitative
HBs Ab  Quantitative
HBc Ab  Quantitative
HBc Total
HBe Ag  Quantitative
HBe Ab  Quantitative
HIV   Quantitative
HCV Ab   Quantitative

إضافة إلى :

1. الأشعة السينية
2. الموجات الصوتية للبطن والحوض
3. رسم القلب.

أي فحوصات ماعدا المذكورة أعلاه تطلب بواسطة الطبيب الإختصاصي فقط.

• على الطبيب التقيد بكتابة الأدوية و العلاجات الواردة فقط في قائمة أدوية طبيب الأسرة من قائمة الأدوية الأساسية والمساهمات لهيئة التأمين الصحي بالإسم العلمي فقط.
• تتم متابعة مرضى الأمراض المزمنة بواسطة طبيب الأسرة الذي يقوم بكتابة العلاجات الشهرية في المكان المحدد لها في دفتر الأمراض المزمنة.
• في حالة تشخيص طبيب الأسرة خلال المقابلة لأحد الأمراض المزمنة تتبع إجراءات إستخراج دفتر الأمراض المزمنة.
• إذا إستدعت حالة المريض مقابلة الإختصاصي(التحويل للمستوى الثاني) تستخرج له إستمارة تحويل (يجب ملء جميع البيانات الواردة بالإستمارة) فى حالة طلب طبيب الأسرة لبعض الفحوصات ترفق فورمة النتائج مع إستمارة التحويل.

ضوابط الطبيب الإختصاصي :

الكشف الطبي للمريض خلال فتره لاتقل عن 10 دقائق.

1. يمكن للمريض مقابلة الإختصاصي في الحالات الآتية فقط  :
2. التحويل من الطبيب العمومي أو طبيب الأسرة بواسطة إستمارة التحويل.
3. إستبدال المريض لدفتر الأمراض المزمنة بعد إنتهائه وذلك لكتابة جرعة العلاج في الدفتر الجديد.
4. إبراز المريض للكرت الخاص بالمتابعة مع الإختصاصي.
5. إحضار المريض لنتيجة فحص خارجي لعرضها على الإختصاصي الذي قام بطلبه خلال زيارة المريض السابقة له.
6. التخصصات المستثناة من إدارة الخدمات الطبية.
7. تعتبر مقابلة المريض لنفسالإختصاصي متابعة وليست مقابلة جديدة وذلك إذا كانت :
8. خلال إسبوع من تاريخ آخرزيارةمثلا من السبت إلى السبتأو عند إحضار النتيجة بغض النظر عن تاريخ آخر الزيارة ( ولايسمح للمريض بمقابلة إختصاصي آخر خلال فترة الإسبوع أو عند إحضار النتيجة ).
9. أو في حالة إحضار النتيجة بغض النظر عن تاريخ آخر زيارة.
10. على الطبيب الإختصاصي التقيد بكتابة الأدوية الواردة في قائمة الأدوية الأساسية والمساهمات لهيئة التأمين الصحي بالإسم العلمي فقط .
11. إذا قام الإختصاصي بتشخيص مرض مزمن خلال زيارة المريض له يقوم المريض بإستخراج دفتر الأمراض المزمنة من إدارة التأمين الصحي بالمحلية ويكتب الإختصاصي فيه التشخيص النهائي وجرعة العلاجات اللازمة في الصفحة الأخيرة (صفحة الأدوية الموصوفة بواسطة الإختصاصي) وفي روشتة الشهر المرادف لتاريخ الإستخراج فقط.
12. في حالة كتابة الإختصاصي لأحد الفحوصات التشخيصية الآتية:

أشعة مقطعية CTأو رنين مغنطيسي MRI يجب على الإختصاصي ملء فورم طلب الأشعة المقطعية والرنينا لمغنطيسي كما ورد ذكره في البند (16) من إجراءات المستوى الثاني.

• في حالة كتابة الإختصاصي للعلاج الطبيعي يجب على الإختصاصي كتابة تقرير طبي مفصل يشمل الأتي :

(Clinical Remarks + History + Examination Findings + Other Investigations done & Results + Provisional Diagnosis).

ضــــــوابـــــط الإحـــــالـــــة :

1. مدخل تلقي الخدمة هو المستوى الأول (الطبيب العمومي أو طبيب الأسرة).
2. يجب أن لا تتعدى نسبة الإحالة من المستوى الأول إلى المستوى الثاني (الطبيب الإختصاصي)عن نسبة 20%في حالة الطبيب العمومي و5% في حالة طبيب الأسرة.
3. توفر الإمكانيات الفنية و الكوادر المؤهلة التي تساعد على الحد من الإحالات غير الضرورية أو غير المنضبطة مثل الأجهزة و الأدوية الأساسية التي يحتاج إليها الطبيب في علاج الحالات المرضية.
4. أن تكون المؤسسة الصحية المحول إليها المريض مناسبة له من حيث الموقع و أن تكون واضحة وسهلة الوصول إليها.
5. 5.      التأكد من وجود الخدمة المطلوبة في المؤسسة الصحية المحول إليها المريض مع معرفة مواعيد العيادات المحولة في المستشفيات أو عيادات الإختصاصين في المؤسسات الصحية الأخرى.
6. تفعيل نظام الحجز المسبق متى ما كان ذلك ممكناً.
7. وجود نظام للتسجيل والمتابعة لحالات الإحالة.
8. الإحتفاظ بجميع تقارير الإحالة المرتجعة من المؤسسات الصحية المحول إليها المريض في ملف خاص بذلك.
9. تدوين الطبيب لجميع المعلومات المطلوبة في نموذج الإحالة الخاص بالهيئة (إستمارة تحويل ن- 101 زرقاء اللون ) ، و تشمل الآتي:

إسم المؤسسة الصحية المحولة ، تاريخ التحويل ، إسم المريض ، العمر ،الشكوى الأساسية ،التاريخ المرضى للمريض ، نتائج الفحص السريري ، الفحوصات التي تم عملها و نتائجها ،الأدوية المعطاة للمريض ، التشخيص المبدئي ، سبب الإحالة ، إسم المؤسسة الصحية المحول إليها و نوع التخصص ، إسم الطبيب المحول وتوقيعه.

Patient’s Name: Age: Sex: C/O: History:           Vital Signs: BP:               PR:                    RR:                      Temp.: Findings (O/E): Investigation Done&Results: (في حالة طلب الطبيب المحوِّل لبعض الفحوصات ترفق فورمة النتائج مع استمارة التحويل) Treatment Given: Provisional Diagnosis: Reasons For Referral: Doctor’s  name: Signature:

1. إكمال ضابط الخدمة لجميع البيانات اللازمة  (رقم التأمين، رقم التسجيل، الجهةالمحول إليها المريض) وختم الاستمارة بختم المؤسسة الصحية الختم الخاص بالضابط.

نظام ضبط الجودة بالمعامل

يتطلب تطبيق نظام ضبط الجودة بالمعامل توفر المواصفات و المقاييس الآتية:.

1. وجود نظم مكتوبة و معروفة للتأكد من تطبيق الإجراءات القياسية الخاصة بالمعامل مع تحديد المعوقات التي تحول دون التطبيق و السعي لإيجاد الحلول لها.
2. توفر جميع خدمات المعمل بصورة كافية و منتظمة تلبي جميع إحتياجات المرضى (نوع الفحوصات المقدمة في المعمل).
3. توفر العدد الكافي و المناسب من العاملين لمواجهة إحتياجات العمل مع وجود مؤهلاتهم.
4. وجود قائمة توضح مختلف وسائل السلامة الواجب توفرها بالمعمل.
5. وجود إجراءات مكتوبة توضح كيفية التعامل و التخلص من المواد المعملية الخطرة أو المواد المعدية.
6. وجود قائمة توضح الزمن القياسي لكل فحص على حده مع الأخذ فى  الإعتبار الحالة المرضية للمريض.
7. وجود برنامج واضح لمتابعة وصيانة الأجهزة والمعدات  وعمل المقايسة أو المعايرة (Calibration).
8. تخزين كل المحاليل والكواشف والمعينات وفق الموجهات الخاصة بذلك مع وضع ديباجات على المحاليل و الكواشف بصورة واضحة.
9. التأكد من سلامة و صلاحية المحاليل و الكواشف و المعينات بصورة دورية.
10. وجود أمصال مجفدة (Control sera) لعمل ضبط جودة الكيمياء و ال Hb.
11. وجود الية مكتوبة و معروفة خاصة باستلام العينات.
12. وجود الية مكتوبة و معروفة خاصة بتسليم نتائج  الفحوصات.
13. التأكد من مطابقة مواصفات أخذ العينة  (sample criteria ).

ضوابط وصف وإعتماد وصرف الوصفةالطبية

تنبيهات عامة:

1. الوصفة الطبية هي وصفة بها ترويسة هيئة التأمين الصحي ولاية الخرطوم وتتكون من أصل وصورة يختم في الأصل بختم المركز والطبيب ]حسب مستويات تقديم الخدمة الدوائية[ وختم ضابط الخدمة بعد إستيفائها للمعلومات الأساسية من التاريخ، إسم المريض، رقم التأمين، رقم التسجيل، التشخيص، العمر، إسماء الأدوية وتركيزاتها وطريقة الإستخدام والفترة الزمنية وتزيل الوصفة بإسم الطبيب وتوقيعة ويجب التأكد من البيانات الأساسية بعد الوصف  وقبل ختم الوصفة الطبية وقبل صرف الدواء.
2. أيمعلومة متعلقة بالمريض داخل الوصفة الطبية مسئولية ضابط الخدمة وتشمل التاريخ، إسم المريض، رقم التأمين، رقم التسجيل و العمر.
3. أي معلومة فنية داخل الوصفة الطبية مسئولية الطبيب وتشمل التشخيص، ، الوزن، إسماء الأدوية وتركيزاتها وطريقة الإستخدام والفترة الزمنية.
4. يتم وصف أدوية الأمراض المزمنة بواسطة الإختصاصي أو طبيب الأسرة وإستخراج دفتر الأمراض من إدارة التأمين الصحي بالمحليات حسب ماهو موضح بالبطاقة التأمينية.
5. تتم المتابعة وكتابة الأدوية شهرياً بواسطة طبيب الأسرة و/أو الطبيب العمومي مالم تستدعي حالة المريض تغيير الدواء و/أو الجرعة أو إضافة دواء جديد, فيتم ذلك بواسطة طبيب الأسرة أو الإختصاصي بحسب مستويات تقديم الخدمة والحزمة المخصصة لكل من طبيب الأسرة والإختصاصي.
6. تقع  المسئولية الفنية علي الكادر الصيدلاني والمسئولية الإدارية والمالية علي الجهات المتعاقد معها, وعلي كل الأطراف الإلتزام والتقيد بضوابط الصرف وأسعار الأدوية وضوابط تسليم المطالبات.
7. يجب عدم صرف وصفة طبية مر علي إستخراجها أكثر من إسبوع عدا وصفات الأمراض المزمنة المعتمدة من إدارات التأمين الصحي بالمحليات أو إدارة الخدمات الصيدلانية والتي تمتد صلاحية صرفها لمدة شهر من تاريخ الإعتماد.

ضوابط وصف الأدوية :

1. يجب الإلتزام عند وصف الدواء بمستويات تقديم الخدمة الدوائية الموضحة بقائمة الأدوية الأساسية وقائمة أدوية المساهمات لهيئة التأمين الصحي ولاية الخرطوم.
2. يجب الإلتزام بتسجيل الأدوية في الإستمارة بواسطة الطبيب.
3. يجب الإلتزام بكتابة الأدوية بالإسم الجنيس ] ما عدا الأدوية التي يرمز لها بالرمز BioSiM  أو [BioAvP.
4. لا يجوز كتابة أي أدوية في الوصفات الطبية الخاصة بهيئة التأمين الصحي ولاية الخرطوم لغير حاملي بطاقة التأمين.
5. لايجوز كتابة أدوية خارج قائمة الأدوية الأساسية  وقائمة أدوية المساهمات في الوصفات الخاصة  بهيئة التأمين الصحي ولاية الخرطوم.
6. لايجوز وصف أدوية لأكثر من مريض فى وصفة طبية واحدة.
7. يجب الإلتزام بكتابة الأدوية للمريض فى وصفة طبية واحدة ما أمكن ذلك.
8. يجب أن تكتب الأدوية فى وجه واحد للوصفة الطبية.
9. يجب الإلتزام بقفل الوصفة الطبية بعد كتابة الأدوية.
10. كتابة العلاجات في الوصفات التابعة للهيئة.

ضوابط أدوية الأمراض المزمنة :

عند وصف أدوية الأمراض المزمنة يجب الإلتزام بالاتي :-      

في حالة التشخيص لأول مرة توصف الأدوية بواسطة الإختصاصي أو طبيب الأسرة حسب الحزمةالمخصصة لكل منهما ويتم توجيه المريض لإدارة التأمين الصحي بالمحلية الموضحة بالبطاقة لإعتماد الوصفة الطبية وإستخراج دفتر أمراض مزمنة.

1. علي الإختصاصي أو طبيب الأسرة حسب الحزمة المخصصة لكل منهما تحديد الأدوية وتركيزاتها وطريقة الإستعمال والمده  وإعتمادها في الورقة الأخيرة من الدفتر، تتم المتابعة شهريا" بواسطة الطبيب العمومي و/أو طبيب الأسرة  ويتم التحويل لمقابلة الإختصاصي متي ماإحتاج المريض لذلك وعند تجديد الدفتر.
2. يتم تعديل الأدوية, التركيز, طريقة الإستعمال والفترة الزمنية المحددة بواسطة الإختصاصي و/أو طبيب الأسرة  ] حسب الحزمة المخصصة لكل منهما [ وإعتمادها في المكان المخصص في دفتر الأمراض المزمنة.
3. لايجوز كتابة أي أدوية أخرى غير معتمدة في الصفحة الأخيرة من الدفتر في الوصفات الشهرية الخاصة بالدفتر.
4. يتم كتابة أدوية الأمراض المزمنة فقط في الوصفة الشهرية لدفتر الأمراض المزمنة وأي أدوية أخرى تكتب في وصفة طبية منفصلة.
5. يجب الإلتزام بكتابة إسم الطبيب وتوقيعه بالوصفة الطبية.
6. يجب الإلتزام بقفل الوصفة الطبية بعد كتابة كل الأدوية.
7. يجب الإلتزام بصرف الوصفة الطبية للأمراض المزمنة للشهر المعني أو خلال إسبوع من الشهر التالي في حال كتابتها يوم 25 فما فوق من الشهر السابق.
8. يجب الإلتزام بكتابة الإسم الجنيس للدواء ] ما عدا الأدوية التي يرمز لها بالرمز BioSiM]  أو [BioAvP والتركيز والجرعة وطريقة الإستخدام ]عدد المرات في اليوم[ في الصفحات المخصصة للإختصاصي في دفتر الأمراض المزمنة.
9. في حالة نقص أي من الشروط السابقة ، لاتعتمد الوصفات من إدارة التأمين الصحي بالمحليات وبالتالي لاتصرف من الصيدليات المتعاقد معها.
10. تصرف الوصفات الشهرية  بالشروط والمتطلبات السابقة, وفي حال نقص أي شرط يدعم بإرفاق نسخة من وصفة الإختصاصي الثابتة مع الوصفة الشهرية.
11. تكتب أدوية الأمراض المزمنة بالكميات التي تكفي لشهر واحد فقط.
12. يتم الصرف بنظام التصديق النصف سنوي لدفاتر الأمراض المزمنة بموجب صورة من وصفة الإختصاصي الثابتة بنهاية الدفتر والمعتمدة من إدارة التأمين الصحي بالمحليات كل ستة أشهر.
13. ترفق جميع الوصفات بدفتر الأمراض المزمنة للشهر المعني والمكونة من ثلاث نسخ مختومة بختم ضابط الخدمة و/أو ختم إدارة التأمين الصحي بالمحليات و/أو إدارة الخدمات الصيدلانية برئاسة الهيئة وذلك في حالة توفر جميع الأدوية بالصيدلية , أما في حالة عدم توفر بعض الأدوية, ترفق نسخة واحدة ويتم التعليق علي الأدوية الغير مصروفة في صورة أخرى من وصفة دفتر الإختصاصي المعتمدة وتختم بختم الصيدلية لعدم توفر الصنف/الأصناف.

ضوابط إعتماد الوصفة الطبية :

بعد كتابة الوصفة الطبية يقوم ضابط الخدمة بإعتمادها بوضع الختم المناسب ختم المركز والطبيب (عمومي – طبيب أسرة – إختصاصي – تنويم) –  حسب نوع الأختام بالإستمارة –  وختمه الشخصي وعليه الإلتزام بالآتي :-

1. التأكد من الإسم والتاريخ والتشخيص وكتابة رقم التأمين والتسجيل والعمر وتكملة أي نقص في  البيانات.
2. مطابقة بيانات الوصفة الطبية مع الإستمارة.
3. عدم إعتماد أي وصفة طبية ليس لها إستمارة.
4. إعتماد الأدوية في دفتر الأمراض المزمنة الشهرية المكتوبه بواسطة الطبيب العمومي أو طبيب الأسرة أو الإختصاصي.
5. مطابقة عدد الأدوية في وصفة الأمراض المزمنة مع العدد المعتمد في الورقة الأخيرة لدفتر الأمراض المزمنة.
6. عدم ختم الوصفة بختمي (الطبيب العمومي – طبيب الأسرة و/أو الإختصاصي ) في ان واحد.
7. عدم إعتماد أي وصفة طبية بها كشط أو تعديل أو إختلاف في الخط المكتوب به الوصفة الطبية يجب توجية المريض لإعادة كتابتها بواسطة الطبيب، ما عدا في حالة إختلاف التخصصات لعلاج الأمراض المزمنة و في حالة إعتمادها بواسطة الطبيب المعني (توقيعه أو ختمه).

ضوابط صرف الوصفة الطبية :

بعد إعتماد الوصفة الطبية من ضابط الخدمة يتم صرفها من صيدلية المركز الداخلية أو الصيدليات الخارجية العاملة بنظام التأمين الصحي بواسطة الصيدلي أو مساعد الصيدلي  بعد الالتزام  بتوفير كل الأدوية المتفق عليها في قائمة الأدوية الأساسية والمساهمات لهيئة التأمين الصحي ولاية الخرطوم و الإلتزام بظروف التخزين الجيدة )المكيف – المولد الكهربائي– الثيرموميتر – الثلاجة(.

و عند الصرف يجب الإلتزام بالآتي :-

• عدم صرف اي وصفة لايوجد بها البيانات الآتية:
• إسم المريض.
• الجرعة الكلية من حيث  طريقة الاستعمال ومدتها.
• ختم المركز) ختم الطبيب العمومي أو الإختصاصي) وختم ضابط الخدمة.
• •          تاريخ الوصفة الطبية.
• يجب الإلتزام بتسعير كل دواء على حده ثم تجميع قيمة الوصفة الكلية أثناء وجود المريض في الصيدلية، في حالة توفر جميع الأدوية بالصيدلية يجب إرفاق الأصل وجميع الصور, أما في حالة عدم توفر بعض الأدوية، ترفق نسخة واحدة ويتم التعليق علي الأدوية الغير مصروفة في صورة أخرى وتختم بختم الصيدلية لعدم توفر الصنف/الأصناف.
• يجب الإلتزام بأسعار شركات الأدوية الموجودة في الصيدلية ، لأن الأسعار الموضوعة في القائمة هي أسعار السقف الأعلى و ليست بالضرورة الأسعار الحقيقة للأدوية المتوفرة في الصيدلية.
• لا يجوز صرف أي وصفة طبية بها كشط أو تعديل أو تلف أو إختلاف في الخط المكتوب به الوصفة الطبية ويجب إعادة كتابتها بواسطة الطبيب ، ما عدا في حالة إختلاف التخصصات لعلاج الأمراض المزمنة و في حالة إعتمادها بواسطة الطبيب المعني (توقيعه أو ختمه).
• يجب الإلتزام بعدم صرف أي أدوية خارج قائمة هيئة التأمين الصحي ولاية الخرطوم بربع القيمة 25%]  تدفع نقداً بواسطة المريض[ أو خارج قائمة أدوية المساهمات بنصف القيمة 50] % تدفع نقداً بواسطة المريض[.
• يجب الإلتزام بصرف الأدوية الموصوفة علي حسب مستويات تقديم الخدمة الدوائية الموضحة بقائمة الأدوية الأساسية وقائمة أدوية المساهمات لهيئة التأمين الصحي ولاية الخرطوم.
• في حالة عدم توفر بعض الأدوية في الصيدلية يجب التعليق علي الأدوية الغير مصروفة [NA]  في الأصل و تختم صورة الوصفة بختم الصيدلية وتصرف من الصيدليات الأخري المتعاقد معها وفي حالة عدم توفرها في صيدليتين يمكن شراؤها من أي صيدلية وإسترداد المبلغ حسب ضوابط الإسترداد.
• يجب عدم صرف أدوية لأكثر من شهر واحد لأدوية الأمراض المزمنة إلا في حالة الاستثناءات المعتمدة من إدارة التامين الصحي بالمحليات او إدارة الخدمات الصيدلانية برئاسة هيئة التأمين الصحي ولاية الخرطوم.
• المرضي المنومين تصرف لهم كمية الأدوية لفترة 24 ساعة فقط وتكون للأدوية الموجوده بحزمة المستشفيات (التنويم) أما الأدوية الأخري تصرف بالكميات الموضحة بالوصفة الطبية حسب الضوابط الخاصة بكل دواء.
• يجب عدم صرف أي وصفة طبية تزيد قيمة كل الأدوية الموصوفة بها عن مبلغ [750] جنية ] يستثني من هذا الشرط الأصناف التي يرمز لها بالرمز [HUP][High Unit Price   و/أو تزيد الجرعة اليومية لأي دواء بالوصفة الطبية لأكثر من ضعف الجرعة اليومية المعرفة [DDD] بإستثناء مجموعات Cardiovascular system و Antiinfectives for systemic use  و/أو يزيد عدد الأدوية الموصوفة بها عن [6] أدوية ]ما عدا وصفات مرضي الفشل الكلوي والوصفات الطبية التي تحتوي علي أدوية لعلاج أكثر من مرض مزمن[ إلا بعد إعتمادها من إدارة التأمين الصحي بالمحليات أو إدارة الخدمات الصيدلانية برئاسة هيئة التأمين الصحي ولاية الخرطوم.
• يجب مراعاة توفر كل الأدوية الموجودة داخل قائمة الأدوية الأساسية وقائمة أدوية المساهمات بالصيدلية في حالة توفرها بمصادر الشراء الرسمية وبصورة خاصة الأدوية التي تصف بالرمز  [A]تطبق عليها الضوابط وخاصة الخصومات المالية بصورة مشددة فيما يلي الإشراف والإسترداد والمراجعة الفنية، يليها من حيث الأهمية الأصناف التي يرمز إليها بالرمز [B] ثم الأصناف التي يرمز لها بالرمز.[C] أدوية القائمة الأساسية وأدوية قائمة المساهمات والتي تصف بالرمز [V]تطبق عليها الضوابط وخاصة ضوابط الوفرة بصورة مشددة فيما يلي الإشراف والإسترداد ويليها من حيث الأهمية الأصناف التي يرمز إليها بالرمز [E] ثم الأصناف التي يرمز لها بالرمز [D] ثم الأصناف التي يرمز لها بالرمز [N].
• أدوية القائمة الأساسية وقائمة أدوية المساهمات والتي تصنف [V/A] في حالة عدم وجود أي صنف منها عند الإشراف علي الصيدلية تطبق لائحة الخصومات وتتصدر هذه المجموعة الخصومات من حيث القيمة المالية في حالة عدم توفرها تليها الأدوية ذات التصنيف [B/V]  تليها الأدوية ذات التصنيف [C/V].تصنيف الأدوية بطريقة [ABC] يحدث دورياً أثناء فترة سريان القائمة أما تصنيف الأدوية بطريقة] [VED فيحدث مع إصدار القائمة الجديدة.
• ضوابط خاصة:

1. يراعي كتابة الوزن ونوع المرض [Diabetes type] في الوصفات التي تحتوي علي الأنسولين والذي سيتم صرفه بدفتر الأمراض المزمنة (بخطاب يصدر لاحقاً من الإدارة العامة للخدمات الصحية)، يصرف كحد أقصي عدد [2] فتيل/الشهر ما عدا الوصفات الطبية التي تحتوي علي الاتي :

لا يتم صرفها ويتم توجية المريض لإدارة التأمين الصحي بالمحليات للإعتماد.

1. Insulin glargine (Lantus®) + Pre-Mixed Insulins (e.g. Mixtard®, Humulin® 70/30).
2. Insulin glargine (Lantus®)  + Insulin Zinc (Humulin Lente®).
3. Insulin glargine (Lantus®)  +Insulin NPH (Insuman Basal®, Humulin N®, Insulatard®).
4. Pre-Mixed Insulins  + Insulin Zinc (Insuman Basal®, Humulin N®, Insulatard®).
5. Pre-Mixed Insulins (e.g. Mixtard®, Humulin® 70/30) + Insulin NPH (Insuman Basal®, Humulin N®, Insulatard®).
6. Insulin Zinc (Humulin Lente®) + Insulin NPH (Insuman Basal®, Humulin N®, Insulatard®).

• في حالة إحتواء الوصفة الطبية علي أكثر من  [2] فتيل إنسولين/الشهر، يتم توجية المريض لإدارة التأمين الصحي بالمحليات للإعتماد، ويسري هذا الضابط  بخطاب يصدر لاحقاً من الإدارة العامة للخدمات الصحية.
• يصرف عدد [1] بخاخ /الشهر فقط للوصفات المحتوية علي الفنتولين. أما الوصفات المحتوية علي بخاخات الكورتيزون فقطفيصرف كحد أقصي عدد [2] بخاخ/الشهر. أما البخاخات المحتوية علي الكورتيزون مع الأدوية الموسعة للشعب الهوائية فيتم صرف عدد [120] بخة/الشهر كحد أقصي.
• يمكن صرف قطرات العيون بعد إكتمال بيانات الوصفة والأختام من أيٍ من الصيدليات المقدمة للخدمة, بما في ذلك قطرات الجلوكوما ويكفي ختم واحد  بعدم توفر الدواء [NA] من صيدلية متخصصة لإكمال إجراءات الإسترداد.
• يمكن صرف أو إسترداد قيمة بعض الأدوية بعد ختم الوصفة الطبية من صيدلية واحدة -علي الأقل- من صيدليات القطاع العام  في حالة عدم وجود الإسم التجاري الذي يستخدمه المريض وذلك لمشاكل الإتاحة الحيوية لهذه الأدوية المشار إليها لأغراض هذه القائمة بالرمز ]  [BioAvP.
• يمكن صرف الأدوية المشار إليها بالرمز ] [BioSiM في حالة ختم الوصفة الطبية من صيدلية واحدة -علي الأقل- من صيدليات القطاع العام لعدم وجود الإسم التجاري الذي يستخدمه المريض, ويتم إسترداد قيمة الأدوية ] [BioSiMبسقف الأسعار الموجودة بالقائمة.
• تصرف المضادات الحيوية لفترة 7] [أيام كحد أقصي وذلك بكتابة الفترة بصورة واضحة بالوصفة الطبية (لمدة إسبوع أو 7 أيام ) وفي حالة عدم كتابة الفترة بالوصفة الطبية تصرف لمدة [5] أيام فقط وتستثني من المضادات الحيوية  الموصوفة لعلاج  Helicobacter pylori والتي تصرف لمدة اسبوعين كحد أقصي بدون الحوجة للإعتماد.
• يتم إعتماد الوصفة الطبية من إدارة التأمين الصحي بالمحليات أو إدارة الخدمات الصيدلانية برئاسة هيئة التأمين الصحي-ولاية الخرطوم وذلك في حالة وصف المضادات الحيوية لأكثر من  [7]أيام, بعد إحضار التقرير الطبي في الأمراض/الحالات التالية :-

1. Infective Endocarditis [MR}
2. Sepsis [MR}
3. Bacterial Meningitis [MR}
4. Bacterial brain abscess [MR}
5. Osteomyelitis Associated with vascular Insufficiency [MR}
6. Chronic osteomyelitis [MR}
7. Others
8. وبالإضافة للتقرير الطبي, يجب إحضار نتائج التزريع  [C&S] الخاصة بالميكروبات في حالة  الأمراض/الحالات التالية:-
9. Infectious arthritis [MR], [C&S}
10. Peritonitis [MR], [C&S]
11. Diabetic  foot infections [MR], [C&S}
12. Catheters related Infections [MR], [C&S].

• وتسترد نسبة 75]%[ من قيمة أدوية القائمة الأساسية ونسبة 50]%[ من قيمة أدوية المساهمات للمضاد الحيوي المستعمل قبل ظهور نتيجة التزيع   [C&S]بعد إعتماد الوصفة الطبية من إدارة التأمين الصحي بالمحليات أو إدارة الخدمات الصيدلانية برئاسة هيئة التأمين الصحي-ولاية الخرطوم.

ويتم صرف الأصناف الآتية كما يلي:-                                                             

• Ceftazidime Pentahydrate Inj.
• Amikacin Sulphate  Inj.
• Cefotaxime Sodium  Inj.
• Ceftriaxone Sodium  Inj.
• Cefuroxime Inj. 
• Co-amoxiclav Inj.
• Tobramycin Inj.

روشتات الإختصاصي للمرضي المنومين (ختم التنويم) :-                                                                                 

يتم صرف المضادات الحيوية المذكورة أعلاه لكل 24ساعة بختم التنويم فقط مباشرة من الصيدليات المقدمة للخدمة و بدون الحوجة للإعتماد من إدارات التأمين الصحي بالمحليات.

روشتات الإختصاصي (لغير المنومين) :-

يتم صرف الأصناف المذكورة بوصفات الإختصاصي (لغير المنومين) بعد إعتمادها من إدارات التأمين الصحي بالمحليات وحسب الفترة المحددة بالتصديق.

يتم صرف الأصناف التالية :-

• Imipenem + Cilastatin  Inj.
• Meropenem Trihydrate Inj.
• Vancomycin Inj.

بعد إعتمادها من إدارات التأمين الصحي بالمحليات عبر وصفات الإختصاصي للمرضي المنومين فقط   ويتم الصرف بعد إرفاق صورة من تصديق المحلية المختوم بختم المحلية الأصل لكل 24ساعة خلال الفترة المحددة بالتصديق.

يمكن إسترداد قيمة الجرعات ماقبل نتيجة التزريع [C&S] في حالة عدم تمكن المريض من التصديق من إدارة التأمين الصحي بالمحليات أو إدارة الخدمات الصيدلانية برئاسة هيئة التأمين الصحي ولاية الخرطوم وذلك بإرفاق المستندات المطلوبة ] وصفة طبية، [C&S]، [C-RP]، فاتورة نهائية والتقرير الطبي[ ويكون الإسترداد بسقوفات أسعار أصناف القائمة ويجب أن يكون فحص [C-RP]مدعماً لإستخدام المضاد الحيوي وتم طلبة قبل أول جرعة من الدواء. وتسري الضوابط الخاصة بفحص [C-RP]بخطاب يصدر لاحقاً من الإدارة العامة للخدمات الصحية.

• في حالة عدم توفر دواء نتيجة لعدم وجودة في شركات الأدوية أو الصندوق القومي للإمدادات الطبية أو عدم ملائمة الدواء للمريض يمكن للصيدلي الإتصال بالطبيب الواصف للدواء وأخذ موافقتة علي صرف دواء اخر وتتم  كتابة الدواء المتفق علية بالوصفة الطبية بواسطة الصيدلي وكتابة رمز ][Tch والذي يشير إلي therapeutic interchange أمام الدواء بشرط أن يكون الدواءداخل القائمةبالإضافة لكونه من المجموعات العلاجية التي تشملها سياسة التسعير بالمجموعات كما هو وارد بملحق [1] للمجموعات بالأرقام [4,7,11,13,15]  ويجب أن تكون الأدوية لأمراضغير مزمنةويراعي في هذه الفقرة مهنية وأخلاقياتالصيدلي وقواعد واداب السلوك للمهن الطبية الصادرة من المجلس الطبي السوداني ويكون هذا الإستثناءفقط لصيدليات القطاع العام. ويجب الإلتزام بما ورد فيما يلي سقوفات الأسعار لأصناف قائمة الأدوية الأساسية أو قائمة أدوية المساهمات أو المجموعات العلاجية ويعني ذلك في حالة صرف دواء غير موجود بقائمة الأدوية الأساسية أو قائمة أدوية المساهمات وتشملة سياسة التسعير بالمجموعات العلاجية يصرف بسقف مجموعتة العلاجية كحد أقصي دون مراعاة لتركيز الدواء وفي حالة وجودة داخل قائمة الأدوية الأساسية أو أدوية المساهمات يصرف بسقف هذه الأصناف كحد أقصي مع مراعاة تركيز الدواء.
• يسمح فقط بتحميل المريض فرق سعر في الحالات التالية:
• في حالة إصرار الطبيب و/أو المريض علي إسم تجاري معين أعلي من السقف للأصناف الموجودة في قائمة الأدوية الأساسية وقائمة أدوية المساهمات ]ما عدا الأصناف التي يرمز لها بالرمز [BioAvP] فتصرف دون مراعاة لسقف السعر في حالة كتابتها بالإسم التجاري أما في حالة كتابتها بالإسم الجنيس فيجب التقيد بسقف السعر[.
• في حالة التسعير بنظام المجموعات العلاجية يسمح بتحميل المريض فرق السعر في حالة أن الدواء أعلي من سقف السعر للمجموعة العلاجية أما الأصناف الداخلة في قائمة الأدوية الأساسية أو  قائمة أدوية المساهمات لنفس هذه المجموعات العلاجية فيكون سقف السعر المحدد لكل صنف داخل كل قائمة هو الحد الأعلي الذي يتحملة المريض وهيئة التأمين الصحي ولاية الخرطوم [75%/25%] في حالة الادوية الأساسية ويكون التحمل  [50%/50%]  في حالة أدوية المساهمات.
• في حالة الأدوية ذات التركيبة الثابتة Fixed-ratio combination products] غير الموجود بالقائمة والتي توصف لعلاج مرض/أمراض مزمنة كما هو وارد بالفقرة ]ب[ من الضوابط الخاصة بصرف أدوية خارج قائمة هيئة التأمين الصحي-ولاية الخرطوم.
• صرف أدوية خارج قائمة هيئة التأمين الصحي ولاية الخرطوم [Non formulary medications]:
• يجوز صرف أدوية خارج قائمة الأدوية الأساسية أو قائمة المساهمات لهيئة التأمين الصحي ولاية الخرطومفقط من صيدليات القطاع العامالمتعاقد معها في الحالات التالية:
• عند وصف دواء بتركيز يختلف عما ورد في القائمة, يتم إعتماد سقف السعر للتركيز الأقرب كسقف للدواء الموصوف.  مثلاً عند وصف دواء [X] بالتركيز [80mg] والتركيزات الموجودة بالقائمة لنفس الدواء هي: [10mg, 20mg, 40mg] في هذه الحالة يتم إعتماد سعر التركيز الأعلي [40mg] كسقف للدواء الموصوف [X 80mg]. أما في حالة وصف نفس الدواء [Y] بتركيز أقل [10mg] ويوجد بالقائمة الدواء بالتراكيز [20mg, 40mg, 80mg] فيتم إعتماد  سقف التركيز الأقل] [20mg كسقف للدواء الموصوف [Y 10mg].
• في حالة وصف دواء لمرض مزمن بتركيبة ثابتة غير موجوده بالقائمة يمكن صرف الدواء في حالة إحتواء أدوية القائمة الأساسية أو قائمة أدوية المساهمات علي كل مكونات الدواء ذو التركيبة الثابتة [Fixed-ratio combination products] من حيث الأصناف والتراكيز بإعتماد السقف الأعلي لأحد المكونات مع مراعاة تركيز الدواء فيما يلي سقف السعر فمثلاً في حالة وصف دواء W المكون من الأدوية التالية (3 SDG)X10mg، Y20mg (2 SDG)، (1.5 SDG)Z100mg  يعتمد سقف السعر للدواء  W(3 SDG) بشرط إحتواء قائمة الأدوية الأساسية و/أو قائمة أدوية المساهمات علي الأدوية ]X10mg، Y20mg ، Z100mg[ مع مراعاة تطبيق الضوابط الأخري الخاصة بتلك الأصناف، أما في حالة إحتواء أدوية القائمة الأساسية أو قائمة أدوية المساهمات علي كل مكونات الدواء ذو التركيبة الثابتة منحيث الأصناف فقط دون تتطابق لتراكيز الأدوية، يعتمد السقف الأعلي لأحد مكونات الدواء والذي يتتطابق تركيزه مع تركيز أدوية القائمة فمثلا في حالة وصفTab. 10mg + 12.5mgBisoprolol Fumarate + Hydrochlorothiazide يعتمد سقف  Bisoprolol 10mg Tab. كسقف للدواء ذو التركيبة الثابتة وذلك لإحتواء القائمة علي دواء Hydrochlorothiazide Tab. بتركيز مختلف.
• في حالة الأدوية التي تشملها سياسة التسعير بالمجموعات العلاجية يمكن صرف دواء مركب من أكثر من مادة فعالة في حالة وجود أحد المكونات بالمجموعات العلاجية الملحقة بالقائمة ويعتمد سقف سعر المجموعة العلاجية كسقف للدواء ذو التركيبة الثابتة فمثلاً في حالة كتابة  [Telmisartan + Hydrochlorothiazide]. يعتمد سقف السعر [2.5 SDG/Tab]  للمجموعة العلاجية Angiotensin-receptor blockers (ARBs) دون مراعاة لتراكيز الأدوية.
• تصرف كل الأدوية التي تشملها سياسة التسعير للمجموعات العلاجية ]]ملحق [[1] بالأسقف الموضحة لكل مجموعة حسب الشكل الصيدلاني  [e.g. Tab, Inj] دون مراعاة لتركيز الدواء] ما عدا الأصناف المذكورة  بقائمة الأدوية الأساسية أو قائمة أدوية المساهمات فتصرف حسب الأسقف الواردة بهذه القوائم ويراعي فيها تركيز الدواء [ ويجب الإلتزام بمستويات الوصف الموضحة لكل مجموعة علاجية.
• الأصناف المدرجة تحت كل مجموعة علاجية هي الأصناف المسجلة بالسودان وتشمل أي صنف يتم تسجيله مستقبلا" بالمجلس القومي للأدوية والسموم أو أي صنف مسجل بالسودان ولم يتم إدراجه عند إصدار هذه القائمة.
• في حالة أدوية الأمراض الغير مزمنة يمكن صرف دواء مركب من أكثر من مادة فعالة في حالة وجود أحد المكونات بقائمة الأدوية الأساسية و/أو قائمة أدوية المساهمات ويعتمد سقف سعر الدواء لنفس تركيز الدواء الموجود بالقائمة كسقف للدواء ذو التركيبة الثابتة فمثلاً في حالة كتابة  [Omeprazole + Sodium Bicarbonate(20mg+1100mg) Cap]. يعتمد سقف سعر[Omeprazole 20mg Cap] .وتشمل هذهالفقرةفقطالأشكال الصيدلانية التالية ]Cap, Tab, Syrup, Susp[.
• تسترد في الوصفات الطبية لمضادات الميكروبات خارج قائمة الأدوية الأساسية و/أو قائمة أدوية المساهمات والتي أظهرت نتائج التزريع ][C&S إستجابة المكروب للدواء وكانت النتائج  من المعامل المعتمدة لدي هيئة التأمين الصحي ولاية الخرطوم، بمساهمة 50]%[ بحيث لا تتجاوز قيمة المساهمة في حدها الأعلي مبلغ [250] جنية.

لا يشترط التنويم  للوصفات الطبية لمضادات الميكروبات والتي أظهرت نتائج التزريع C&S إستجابة المكروب للدواء ويمكن كتابتها علي مستوي طبيب الأسرة أو الطبيب العموميوتكون المساهمة للأدوية المسجلة بالمجلس القومي للأدوية والسموم ويراعي فيها الضوابط الخاصة بفترة إستخدام مضادات الميكروبات حسب ما هو وارد  في الضوابط الخاصة بالفقرة. [6]